Vastaanotto sijaitsee yleensä sisääntulon lähellä tai sinne on selkeät opasteet. Joillakin SFC-alueilla ilmoittaudutaan isännälle. Isännän vaunulle on myös selkeät opasteet ja usein vaunu on merkitty isäntäviirillä.

Ilmoittauduttaessa tarvittavat tiedot näkyvät SF-Caravan ry:n jäsenkortista tai kansainvälisestä leirintäkortista. Kortti kannattaa ottaa esille, sillä vastaanotossa sitä kysytään. Joillakin alueilla kortti otetaan majoittumisen ajaksi vastaanottoon. Kirjauduttaessa myös matkustajailmoitus on täytettävä. Matkustajailmoituksessa on mainittava kaikkien mukana matkustavien henkilöiden tiedot. Myös alaikäisten lasten henkilötiedot kirjataan. Matkustajan on vahvistettava antamansa tiedot allekirjoituksellaan.

Jäsenkortti on henkilökohtainen, mutta leiriydyttäessä se koskee koko perhettä eli vaunukuntaa. Perheeksi tai vaunukunnaksi lasketaan yksi ruokakunta, johon kuuluu enintään kaksi aikuista ja perheen lapset.

Kirjauduttaessa sovitaan myös sähkön käytöstä eli siitä, seurataanko sähkön kulutusta oman sähkömittarin mukaan vai otetaanko sähköstä maksu majoitusvuorokausien mukaan. Mittarilukeman voi ottaa valmiiksi paperille ennen vastaanottoon menoa.

Jos aikoo poistua alueelta matkailuajoneuvoineen ja palata takaisin samalle paikalle, on hyvä sopia isännän kanssa kuinka paikan voi merkitä. Varatun paikan merkitseminen on hyvä ja kohtelias tapa, joka säästää ikäviltä yllätyksiltä kaikkia osapuolia

Alueen ilmoitustaululla on usein kartta, jossa selvitetään paikan palvelut ja harrastusmahdollisuudet. Samoin sieltä löytyvät myös säännöt ja alueen käytännöt sekä esimerkiksi saunavuorolistat. Ilmoitustaululla kerrotaan yleisesti myös ajat, jolloin alueella tulee noudattaa hiljaisuutta.

Alueen huoltorakennuksesta saa puhdasta vettä ja sen lähistöltä löytyvät myös jätevesien tyhjennyspaikat. Vedet kannattaa laittaa kuntoon jo ennen paikan valintaa, näin säästyy turhalta säiliöiden kanniskelulta. Etenkin kiinteät vesisäiliöt on syytä tässä vaiheessa tarkistaa.

Vaunupaikan voi yleensä valita vapaasti. Kannattaa tosin kysyä vastaanotosta, missä saattaisi olla sopiva vapaa paikka. Joillakin alueilla tulijalle ilmoitetaan vapaan paikan numero, etenkin silloin, jos alueella alkaa jo olla täyttä.

Paikan valinnassa on kiinnitettävä huomiota paikan tasaisuuteen, sillä varsinkin matkailuautolla leiriytyminen epätasaisella tai kaltevalla pinnalla vaatii harjoittelua. Maaston laatu kannattaa myös huomioida, sillä hieno hiekka kulkeutuu helposti sisälle vaunuun tai autoon ja sadevesi saattaa viipyä montussa olevalla paikalla. Savensekaisella maalla taas kurasta voi koitua ongelmia sateen jälkeen. Ja ruohokenttä saattaa sateen jälkeen olla petollisen liukas, etenkin yhdistelmällä ylämäkeen ajettaessa.